Ηλεκτρονική ψηφοφορία ανάδειξης οργάνων των ΑΕΙ

Καθορίστηκε με Κοινή Υπουργική Απόφαση, η οποία δημοσιεύθηκε στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης ο   τρόπος διεξαγωγής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας των εκλογικών διαδικασιών των οργάνων των ΑΕΙ

Επίσης , με την ίδια απόφαση ρυθμίζονται τα  τεχνικά και οργανωτικά  μέτρα σχετικά με τη διεξαγωγή της διαδικασίας και την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

ΠΑΤΗΣΤΕ ΕΔΩ ΓΙΑ ΝΑ ΑΝΟΙΞΕΤΕ ΤΟ ΦΕΚ

Ειδικότερα, η απόφαση ορίζει τα εξής:

Άρθρο 1
Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα απόφαση ρυθμίζει, τον τρόπο διεξαγωγής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας, καθώς και ζητήματα των εκλογικών διαδικασιών για την ανάδειξη:

α) των μονομελών οργάνων διοίκησης των Α.Ε.Ι. (Πρυτάνεων, Αντιπρυτάνεων) και των επιμέρους ακαδημαϊκών και ερευνητικών μονάδων τους (Σχολών, Τμημάτων, Τομέων, Κλινικών, Εργαστηρίων και Μουσείων, καθώς και του Αντιπροέδρου της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης των Ε.Λ.Κ.Ε. των Α.Ε.Ι.),

β) των εκπροσώπων των μελών Δ.Ε.Π. στα συλλογικά όργανα Σχολών ή Τμημάτων των ΑΕΙ, στις περιπτώσεις όπου ο αριθμός των υπηρετούντων μελών Δ.Ε.Π. στη Σχολή ή στο Τμήμα υπερβαίνει τον προβλεπόμενο από την κείμενη νομοθεσία αριθμό,

γ) των εκπροσώπων των κατηγοριών των μελών Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π. και Ε.Τ.Ε.Π., των διοικητικών υπαλλήλων και των αναπληρωτών τους στα συλλογικά όργανα των Α.Ε.Ι., καθώς και στα συλλογικά όργανα των επιμέρους ακαδημαϊκών μονάδων τους, ήτοι στη Σύγκλητο, στην Κοσμητεία, στη Γενική Συνέλευση Σχολής, στη Συνέλευση ή στην Προσωρινή Συνέλευση Τμήματος και στη Γενική Συνέλευση Τομέα,

δ) των εκπροσώπων των φοιτητών και των αναπληρωτών τους στα συλλογικά όργανα των Α.Ε.Ι., καθώς και στα συλλογικά όργανα των επιμέρους ακαδημαϊκών μονά- δων τους, ήτοι στη Σύγκλητο, στην Κοσμητεία, στη Γενική Συνέλευση Σχολής, στη Συνέλευση ή στην Προσωρινή Συνέλευση Τμήματος και στη Γενική Συνέλευση Τομέα, καθώς και στις Ειδικές Διατμηματικές ή Διιδρυματικές Επιτροπές Διατμηματικών ή Διιδρυματικών Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπουδών και στο Πειθαρχικό Συμβούλιο Φοιτητών σύμφωνα με τις διατάξεις των παρ. 3 και 4 του άρθρου 25 του ν. 4777/2021,

ε) των μελών του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης (Ε.Δ.Ε.).

Για τον σκοπό της παρούσας απόφασης,

α) ως μονομελή όργανα διοίκησης των Α.Ε.Ι. λογίζονται ο Πρύτανης και ο Αντιπρύτανης κατά το άρθρο 65 του ν. 4692/2020,

β) ως ακαδημαϊκές μονάδες των Α.Ε.Ι. λογίζονται οι Σχολές, τα Τμήματα και οι Τομείς των Α.Ε.Ι. του άρθρου 9 του ν. 4485/2017,

γ) ως μονομελές όργανο της Σχολής λογίζεται ο Κοσμήτορας του άρθρου 19 του ν. 4485/2017,

δ) ως μονομελή όργανα του Τμήματος λογίζεται ο Πρόεδρος του Τμήματος και ο αναπληρωτής αυτού, του άρθρου 23 του ν. 4485/2017,

ε) ως μονομελές όργανο του Τομέα λογίζεται o Διευθυντής του Τομέα και ο αναπληρωτής αυτού, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 27 του ν. 4485/2017,

στ) ως μονομελές όργανο του Εργαστηρίου και Μουσείου, που λειτουργεί στο πλαίσιο Τομέα, Τμήματος ή Σχολής ενός Α.Ε.Ι., λογίζεται ο Διευθυντής του άρθρου 29 του ν. 4485/2017 και

ζ) ως μονομελές όργανο της Κλινικής, που λειτουργεί στο πλαίσιο Τομέα, Τμήματος ή Σχολής ενός Α.Ε.Ι., λογίζεται ο Διευθυντής του άρθρου 29Α του ν. 4485/2017.

Άρθρο 2
Όργανο Διενέργειας Εκλογών

1. Για την εφαρμογή της παρούσας απόφασης, Όργανο Διενέργειας Εκλογών (Ο.Δ.Ε.) ανά περίπτωση, λογίζεται:

α) για την ανάδειξη των Πρυτάνεων, Αντιπρυτάνεων, Κοσμητόρων, Προέδρων Τμημάτων, και των αναπληρωτών τους, το συλλογικό όργανο που έχει την ευθύνη παρακολούθησης και διεξαγωγής της εκλογικής διαδικασίας, ήτοι η Κεντρική Εφορευτική Επιτροπή (πενταμελής ή τριμελής) σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 70 του ν. 4692/2020 και την παρ. 5 του άρθρου 19 και την παρ. 6 του άρθρου 23 του ν. 4485/2017, αντίστοιχα. Για την ανάδειξη των Διευθυντών Τομέων και των αναπληρωτών τους, Ο.Δ.Ε. λογίζεται η Εφορευτική Επιτροπή, που ορίζεται από τον έχοντα την ευθύνη της προκήρυξης και διεξαγωγής των εκλογών, Πρόεδρο του Τμήματος ή κατά περίπτωση τον Κοσμήτορα σύμφωνα με την παρ. 2
του άρθρου 27 του ν. 4485/2017,

β) για την ανάδειξη των Διευθυντών Εργαστηρίων, Κλινικών και Μουσείων, ο επικεφαλής της ακαδημαϊκής μονάδας στην οποία εντάσσεται και λειτουργεί το Εργαστήριο, η Κλινική ή το Μουσείο,

γ) για την ανάδειξη του Αντιπροέδρου της Επιτροπής Ερευνών των Ειδικών Λογαριασμών Κονδυλίων Έρευνας, το όργανο που έχει την ευθύνη διεξαγωγής και περάτωσης της εκλογικής διαδικασίας,

δ) για την ανάδειξη των εκπροσώπων των μελών ΔΕΠ στα συλλογικά όργανα της Σχολής ή του Τμήματος, το όργανο το οποίο έχει την ευθύνη διεξαγωγής και περάτωσης της εκλογικής διαδικασίας,

ε) για την ανάδειξη των εκπροσώπων Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π., των διοικητικών υπαλλήλων, και των αναπληρωτών τους στα συλλογικά όργανα των Α.Ε.Ι και στα συλλογικά όργανα των επιμέρους ακαδημαϊκών μονάδων τους, η προβλεπόμενη στις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 10 της υπό στοιχεία 153348/Ζ1/15-9-2017 (Β ́ 3255) υπουργικής απόφασης, τριμελής εφορευτική επιτροπή ανά ακαδημαϊκή μονάδα (Ίδρυμα, Σχολή, Τμήμα, Τομέα),

στ) για την ανάδειξη των εκπροσώπων των φοιτητών στα συλλογικά όργανα των ακαδημαϊκών μονάδων, η προβλεπόμενη στις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 9 της ίδιας ως άνω απόφασης, εφορευτική επιτροπή ανά ακαδημαϊκή μονάδα,

ζ) για την ανάδειξη των εκπροσώπων των φοιτητών στις Ειδικές Διατμηματικές ή Διιδρυματικές Επιτροπές Διατμηματικών ή Διιδρυματικών Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπουδών, η Εφορευτική Επιτροπή που συγκροτείται από τους μεταπτυχιακούς φοιτητές των οικείων προγραμμάτων και

η) για την ανάδειξη των εκπροσώπων των φοιτητών στο Πειθαρχικό Συμβούλιο Φοιτητών, τριμελής Εφορευτική Επιτροπή που ορίζεται από το σύνολο των φοιτητών του ιδρύματος (προπτυχιακών, μεταπτυχιακών και υποψηφίων διδακτόρων).

2. Τα μέλη των Ο.Δ.Ε. οφείλουν να διασφαλίζουν την ουσιαστική και ακώλυτη άσκηση του εκλογικού δικαιώματος του μελών του εκλεκτορικού σώματος όπως αυτό εκάστοτε ορίζεται στην κείμενη νομοθεσία, να παρακολουθούν την ορθή και ομαλή διεξαγωγή της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας, να υποβοηθούν και να επιλύουν οιοδήποτε ζήτημα προκύπτει κατά τη διάρκεια αυτής, καθώς και να συντάσσουν και να υπογράφουν το τελικό πρακτικό εκλογής.

Άρθρο 3
Ηλεκτρονική ψηφοφορία της εκλογικής διαδικασίας

1. H ηλεκτρονική ψηφοφορία της εκλογικής διαδικασίας ανάδειξης των μονομελών οργάνων διοίκησης των Α.Ε.Ι. και των επιμέρους ακαδημαϊκών οργάνων τους, των Αντιπροέδρων της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης των Ε.Λ.Κ.Ε., των μελών ΔΕΠ, Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π., διοικητικών υπαλλήλων και των αναπληρωτών τους στα συλλογικά όργανα των Α.Ε.Ι. και των επιμέρους ακαδημαϊκών μονάδων τους, των εκπροσώπων των φοιτητών στα συλλογικά όργανα των ΑΕΙ και των επιμέρους ακαδημαϊκών μονάδων τους και στις Ειδικές Διατμηματικές ή Διιδρυματικές Επιτροπές των Διατμηματικών ή Διιδρυματικών Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπου- δών και στο Πειθαρχικό Συμβούλιο και των μελών του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης των Ε.Λ.Κ.Ε., όπως ορίζονται στο άρθρο 1 της παρούσας, πραγματοποιείται μέσω του ειδικού πληροφοριακού συστήματος με την ονομασία «Ψηφια- κή Κάλπη ΖΕΥΣ» της ανώνυμης εταιρείας του ελληνικού δημοσίου, με την επωνυμία «Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας Α.Ε.» (Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε.). Η «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» βασίζεται σε διεθνώς αναγνωρισμένα τεχνολογικά πρότυπα για τη διεξαγωγή ηλεκτρονικών ψηφοφοριών, τα οποία διασφαλίζουν το αδιάβλητο και το απόρρητο της εκλογικής διαδικασίας.

2. Με απόφασή του, το οικείο κατά περίπτωση Ο.Δ.Ε. ορίζει τον Διαχειριστή της συγκεκριμένης Εκλογικής Διαδικασίας με εξαίρεση την περίπτωση ανάδειξης των Διευθυντών των Εργαστηρίων, Κλινικών και Μουσείων, όπου Διαχειριστής είναι ο επικεφαλής της ακαδημαϊκής μονάδας. Ο Διαχειριστής προμηθεύεται τους κωδικούς πρόσβασης στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» από την ΕΔΥΤΕ Α.Ε., κατόπιν υποβολής σχετικού αιτήματος το οποίο θα αποστέλλεται στην Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε. στην ηλεκτρονική διεύθυνση helpdesk@zeus.grnet.gr και θα κοινοποιείται στη Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, στην ηλεκτρονική διεύθυνση egovgram@minedu.gov.gr. Για τον καθορισμό της ακριβούς ημερομηνίας διεξαγωγής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας απαιτείται η προηγούμενη επικοινωνία με την Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε., σε συνέχεια υποβολής του αντίστοιχου αιτήματος. Η διεξαγωγή της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας τελεί υπό την προϋπόθεση της προηγούμενης υπογραφής Συμφωνητικού Επεξεργασίας, όπως ορίζεται στην παρούσα. Μέσω των ανωτέρω κωδικών πρόσβασης ο Διαχειριστής καταχωρίζει στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» τα απαραίτητα στοιχεία για τη διεξαγωγή της ηλε- κτρονικής ψηφοφορίας (τίτλο και περιγραφή ψηφοφορίας, τα ονοματεπώνυμα και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των μελών του ανά περίπτωση Ο.Δ.Ε, τα ονοματεπώνυμα των υποψηφίων, τα ονοματεπώνυμα και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των εκλογέων, καθώς και κάθε άλλο αναγκαίο στοιχείο) και καθορίζει σε συμφωνία με την Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε. και του ανά περίπτωση Ο.Δ.Ε. το ακριβές χρονικό διάστημα για την προαναφερθείσα ημερομηνία, κατά το οποίο οι εκλογείς θα έχουν τη δυνατότητα να ασκούν το εκλογικό τους δικαίωμα. Για τους σκοπούς της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: α) Το Ο.Δ.Ε. είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για τη συλλογή, τήρηση και οποιασδήποτε μορφής επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με την ψηφοφορία σύμφωνα με την ισχύουσα πολιτική κάθε Α.Ε.Ι. για την προστασία προσωπικών δεδομένων, τον Κανονισμό (ΕΕ) 679/2016 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και τον ν. 4624/2019 (Α ́ 134) και επιτελεί ρόλο υπεύθυνου επεξεργασίας από κοινού με το οικείο ΑΕΙ λειτουργώντας ως από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας. Ορίζεται δε ως σημείο επικοινωνίας των υποκειμένων των οποίων τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο της διαδικασίας ηλεκτρονικών ψηφοφοριών. β) Η Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε., μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλ- πη ΖΕΥΣ», επιτελεί ρόλο εκτελούσας την επεξεργασία, κατά την έννοια της περ. 8 του άρθρου 4 του Γ.Κ.Π.Δ. και ενεργεί αυστηρώς με βάση τις οδηγίες του εκάστοτε Ο.Δ.Ε.. Για τον ακριβή καθορισμό των ρόλων, των υποχρεώσεων και των ευθυνών των από κοινού υπεύθυνων επεξεργασίας και της εκτελούσας την επεξεργασία συνάπτεται μεταξύ της Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε. και του οικείου ΑΕΙ, μέσω του νόμιμου εκπροσώπου του τελευταίου, Συμφωνητικό Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 28 του Γ.Κ.Π.Δ. Με τη δημιουργία της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας, για κάθε μία από τις ανωτέρω περιπτώσεις εκλογών, κάθε μέλος του Ο.Δ.Ε. λαμβάνει από το σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» ένα αυστηρώς απόρρητο, ατομικό Κρυπτογραφικό Κλειδί Ψηφοφορίας και ευθύνεται προσωπικά, πειθαρχικώς για τη διαφύλαξή του από τυχόν διαρροή ή απώλεια, δεδομένου ότι τα Κρυπτογραφικά Κλειδιά Ψηφοφορίας είναι απαραίτητα για την παραγωγή των αποτελεσμάτων και δεν υπάρχει η δυνατότητα αντικατάστασής τους μετά την οριστικοποίηση της ψηφοφορίας.

3. Στη συνέχεια, μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», αποστέλλεται από τον Διαχειριστή σε όλους τους εγγεγραμμένους εκλογείς ένα ειδικό-εξατομικευμένο ηλεκτρονικό μήνυμα, το οποίο περιλαμβάνει την μοναδική εξατομικευμένη διαδικτυακή διεύθυνση (URL) στην οποία ο εκλογέας ασκεί το εκλογικό του δικαίωμα, καθώς και κάθε άλλη απαραίτητη πληροφορία. Κάθε εκλογέας μπορεί, πριν την έναρξη της εκλογικής διαδικασίας, να απευθυνθεί στο Ο.Δ.Ε., σε περίπτωση που δεν παρέλαβε καθόλου ηλεκτρονικό μήνυμα ή αν αυτό είναι εσφαλμένο ή ελλιπές ή αν ο εκλογέας έχει εσφαλμένως παραλειφθεί από το εκλογικό σώμα. Το Ο.Δ.Ε. οφείλει αμελλητί να προβεί στην εξέταση και επίλυση όλων των ανωτέρω ζητημάτων μέσω του Διαχειριστή της ψηφοφορίας.

4. Ο ψηφοφόρος, αφού καταχωρίσει την ψήφο του στο ηλεκτρονικό σύστημα, λαμβάνει μια ψηφιακή Απόδειξη Καταχώρισης Ψήφου. Η Απόδειξη αυτή αποτελεί μοναδικό κρυπτογραφικό τεκμήριο της συμμετοχής του στην ψηφοφορία, και θα πρέπει να κατατίθεται μαζί με κάθε τυχόν ένσταση του εκλογέα προς το Ο.Δ.Ε.. Ο ψηφοφόρος μπορεί να καταχωρίσει εκ νέου ψήφο όσες φορές το επιθυμεί. Κάθε ψήφος λαμβάνει ξεχωριστή Απόδειξη Καταχώρισης Ψήφου και ακυρώνει την προηγούμενη ψήφο και την απόδειξή της. Στα δε τελικά αποτελέσματα προσμετράται μόνο η τελευταία ψήφος που έχει καταθέσει ο ψηφοφόρος, χωρίς καμία απολύτως βλάβη του απορρήτου.

5. Σε περίπτωση επαναληπτικής ψηφοφορίας, εφαρμόζονται αναλόγως οι διατάξεις της παρούσας, κατόπιν ηλεκτρονικής επικοινωνίας με την Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε για τη διαθεσιμότητα ημερομηνιών διεξαγωγής και χωρίς την εκ νέου υπογραφή Συμφωνητικού Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Άρθρο 4
Πέρας εκλογικής διαδικασίας -Πρακτικό εκλογής- Αποτελέσματα

1. Με τη λήξη του προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος ψηφοφορίας, το σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» παύει να δέχεται και να καταχωρίζει νέες ψήφους. Αμέσως μετά τη λήξη της ψηφοφορίας, κάθε μέλος του Ο.Δ.Ε. εισάγει το απαραίτητο Κρυπτογραφικό Κλειδί Ψηφοφορίας προκειμένου το σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» να προβεί στην εξαγωγή των αποτελεσμάτων.

2. Κάθε υποψήφιος μπορεί με γραπτή δήλωσή του, που απευθύνεται προς το Ο.Δ.Ε., να ορίσει το αργότερο δύο (2) μέρες πριν την ψηφοφορία έναν (1) αντιπρόσωπο και έναν (1) αναπληρωτή του, οπότε και ενημερώνεται για το χώρο ανακοίνωσης των αποτελεσμάτων. Οι υποψήφιοι, οι αντιπρόσωποι των υποψηφίων και οι αναπληρωτές τους μπορούν να παρίστανται κατά την εξαγωγή των αποτελεσμάτων και μέχρι τη σύνταξη του, σύμφωνα με τα όσα αναφέρονται κατωτέρω, πρακτικού εκλογής, εφόσον το ζητήσουν.

3. Το σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» καταμετρά τα ψηφοδέλτια και εξάγει τα τελικά αποτελέσματα.

4. Το Ο.Δ.Ε. μέχρι τη στιγμή της εξαγωγής των αποτελεσμάτων παρακολουθεί την κανονική λειτουργία του συστήματος. Μετά τη λήξη της εκλογικής διαδικασίας ανακοινώνει τα αποτελέσματα.

5. Το Ο.Δ.Ε. για την καταμέτρηση των ψήφων τηρεί πρακτικό καταμέτρησης ψήφων. Στο πρακτικό αυτό, εκτός από τα συνήθη στοιχεία, αναγράφονται κατ’ ελάχιστον: α) ο αριθμός των εγγεγραμμένων εκλογέων, β) ο αριθμός των ψηφισάντων, γ) ο αριθμός των έγκυρων ψήφων που έλαβε κάθε υποψήφιος, δ) οι τυχόν ενστάσεις επί της καταμέτρησης των ψήφων και ε) οι αποφάσεις του αρμόδιου Ο.Δ.Ε.. Στο πρακτικό αυτό καταγράφονται, επίσης, παρατηρήσεις για την τήρηση και την ομαλή έκβαση της διαδικασίας. Τέλος, στο πρακτικό εκλογής αναγράφονται ο συνολικός αριθμός έγκυρων ψήφων που έλαβε κάθε υποψήφιος καθώς και η τελική κατάταξη των υποψηφίων. Το πρακτικό υπογράφεται από όλα τα μέλη του Ο.Δ.Ε.

Για την ανάδειξη των μονομελών οργάνων του άρθρου 1, συντάσσεται τελικό πρακτικό εκλογής, το οποίο υποβάλλεται από το Ο.Δ.Ε. στο όργανο το οποίο έχει ή στο οποίο έχει περιέλθει η αρμοδιότητα προκήρυξης των εκλογών, στα προβλεπόμενα κατά περίπτωση στην ισχύουσα νομοθεσία, όργανα για την έκδοση της σχετικής διαπιστωτικής πράξης και γνωστοποιείται στην ακαδημαϊκή κοινότητα με την ανάρτησή του στην ιστοσελίδα του Α.Ε.Ι.

Για την ανάδειξη των εκπροσώπων Δ.Ε.Π., Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π., διοικητικών υπαλλήλων και φοιτητών και των αναπληρωτών τους στα συλλογικά όργανα των Α.Ε.Ι. και των επιμέρους ακαδημαϊκών μονάδων τους, καθώς και των εκπροσώπων των φοιτητών στις Ειδικές Διατμημα- τικές ή Διιδρυματικές Επιτροπές των Διατμηματικών ή Διιδρυματικών Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπουδών, συντάσσεται τελικό πρακτικό εκλογής το οποίο υποβάλλεται από το Ο.Δ.Ε. στον Πρύτανη, τον Κοσμήτορα ή τον Πρόεδρο Τμήματος ανάλογα με το αν η εκλογή αφορά σε εκπροσώπηση στη Σύγκλητο, τη Σχολή (Γενική Συνέλευση και Κοσμητεία) ή στο Τμήμα (Συνέλευση ή Προσωρινή Συνέλευση Τμήματος και Γενική Συνέλευση Τομέα) και στον Πρόεδρο της Ειδικής Διατμηματικής ή Διιδρυματικής Επιτροπής, εφόσον η εκλογή αφορά σε εκπροσώπηση στην εν λόγω Επιτροπή, προκειμένου για την έκδοση της σχετικής διαπιστωτικής πράξης και την γνωστοποίησή της στην ακαδημαϊκή κοινότητα με την ανάρτησή της στην ιστοσελίδα του οικείου Α.Ε.Ι..
Για την ανάδειξη των εκπροσώπων των φοιτητών στο Πειθαρχικό Συμβούλιο των φοιτητών, συντάσσεται από το Ο.Δ.Ε. τελικό πρακτικό εκλογής, το οποίο υποβάλλεται στον Πρόεδρο του Πειθαρχικού Συμβουλίου (Αντιπρύτανη αρμόδιο για τα ακαδημαϊκά θέματα) προκειμένου για την έκδοση της σχετικής διαπιστωτικής πράξης και τη γνωστοποίησή της στην ακαδημαϊκή κοινότητα με την ανάρτησή της στην ιστοσελίδα του οικείου Α.Ε.Ι.

Για την εκλογή του Αντιπροέδρου και των μελών του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου, των Ειδικών Λογαριασμών Κονδυλίων Έρευνας, συντάσσεται τελικό πρακτικό εκλογής το οποίο υποβάλλεται από το Ο.Δ.Ε. στον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών προκειμένου για την έκδοση της σχετικής διαπιστωτικής πράξης και την γνωστοποίησή της στην ακαδημαϊκή κοινότητα με την ανάρτησή της στην ιστοσελίδα του οικείου Α.Ε.Ι..

Το πρακτικό εκλογής, τα πρακτικά καταμέτρησης και το λοιπό εκλογικό υλικό, φυλάσσονται με ευθύνη του Ο.Δ.Ε. σε συνεργασία με την αρμόδια υπηρεσία τεχνικής υποστήριξης του οικείου Α.Ε.Ι..

6. Το Ο.Δ.Ε., έχει τη δυνατότητα να μεταθέσει τον χρόνο λήξης της ψηφοφορίας, εφόσον κρίνει ότι αυτό διευκολύνει την πληρέστερη εκτέλεση της εκλογικής διαδικασίας. Επίσης, μπορεί να ακυρώσει ή να επαναλάβει την εκλογική διαδικασία, μετά από σχετική αιτιολογημένη απόφαση, εφόσον δεν έχει ολοκληρωθεί κανονικά η έκδοση αποτελεσμάτων, κατόπιν ηλεκτρονικής επικοινωνίας με την Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε. για τη διαθεσιμότητα ημερομηνιών διεξαγωγής και σύμφωνη γνώμη αυτής και χωρίς την εκ νέου υπογραφή Συμφωνητικού Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Άρθρο 5
Διατήρηση-εκκαθάριση και απόσβεση των δεδομένων των εκλογικών διαδικασιών

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με την ηλεκτρονική ψηφοφορία, που συλλέγονται είτε μεμονωμένα είτε ως αρχεία, τηρούνται και τυγχάνουν επεξεργασίας από το κατά περίπτωση Όργανο Διενέργειας Εκλογών, διατηρούνται με ευθύνη του εν λόγω οργάνου και μετά το πέρας της εκλογικής διαδικασίας. Σε περίπτωση που δεν κατατεθούν ενστάσεις τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα καταστρέφονται αμέσως μετά το πέρας του χρόνου υποβολής ενστάσεων. Σε περίπτωση υποβολής ενστάσεων, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα καταστρέφονται μετά την εξέταση των ενστάσεων.